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(리폼드뉴스) 대한예수교장로회 총회는 매년 1회로 회집한다. 임시 총회가 존재하지 않으며, 회의를 마친 다음에는 회의록을 채택한다. 총회 회무를 진행하면서 속회와 정회를 반복할 때마다 결의한 내용에 대해 회의록을 채택해 왔다.

그러나 근래에 이르러 회의를 진행하면서 중간에 회의록을 채택하지 않고 회의를 마친 다음에 그 권한을 임원회에 위임한다. 이때 총회의 위임받은 임원회는 회의록을 채택하여 법률행위를 하게 된다.

개별교회인 지교회 역시 공동의회와 당회, 제직회 등의 회의록이 존재한다. 교회 정관으로 각종 회의록 채택에 관한 규정을 두고 있으므로 그 규정에 따르면 된다.

그러나 정관에 그러한 규정이 없을 때 회의를 마친 다음에 “회의록 채택은 의장과 서기에게 위임한다”라고 결의할 때는 그대로 진행하면 된다. 그러나 이런 결의도 없는 경우는 의장과 서기가 회의록을 채택하여 날인하면 된다.

정관에 따라 회의 내용을 기록하여 회의록으로 채택하거나 그 외 특별한 사정으로 회의록을 기록하여 채택하였을지라도 그 기록에 하자가 있을 때 차기 회의에서 회의록 수정 동의를 통해 수정하여 채택할 수 있다. 채택은 결의 내용의 원형을 변경할 수 없다.

그러나 특정 개인, 예컨대 의장이나 서기가 임의로 회의록을 수정할 수 없다. 이 경우는 법적 책임이 따른다.

노회 회의록 채택 역시 이러한 과정을 거쳐야 한다. 간혹 노회 규칙에 회의록 채택 절차에 관한 규정이 없거나 본회에서 회의록 채택을 하지 못하였을 때가 있다. 이때 폐회하면서 잔무는 임원회에 위임할 때는 임원회에 회의록 채택 권한이 있다.

대한예수교장로회 제109회 총회를 파한 후 회의 결과에 대한 회의 내용을 기록하는 문서가 있다. 이 기록 문서는 채택이 아직 완성되기 전의 단순 기록일 뿐이다. 이러한 기록은 채택 권한을 가진 총회 임원회가 채택하므로 법적 효력이 발생한다. 채택 후 반드시 공지하여야 한다.

총회 회의록을 채택한 후 청원한 노회에 결의 내용을 통보하지 않고 공지하는 것으로 대신한다. 이런 이유로 총회는 채택한 회의록을 총회 홈페이지를 통해 공지해야 한다. 이는 총회 임원회가 전국 교회에 봉사하는 차원이라도 해야 한다.

채택한 후 인쇄할 때까지 공지하지 않는 경우가 있는데 이를 집행하고 적용해야 할 전국교회에 무책임한 행위라 할 수 있다.

회의록 채택은 권한을 가진 자가 결의된 대로 기록하여 회의록으로 채택하여야 한다. 결의에 반한 기록으로 채택했다고 주장하려면 이를 입증할 수 있는 영상녹화, 녹음 등에 의한 녹취록을 제시해야 한다. 이때 잘못 기록되었다고 주장하는 쪽에서 입증해야 하는 입증 책임이 있다.

교회나 각 종교단체의 분쟁에서 문제의 관련 사건에 대한 자치법규(헌법, 규칙, 정관 등)나 회의록을 제시한다. 때로는 회의록이 위조되는 경우가 있는데 위조되었다는 사실은 주장하는 쪽에서 입증해야 한다. 이를 위해 회의 진행 상황을 녹화하거나 녹음하는 경우가 있다. 특별한 경우가 아니면 이러한 녹음이나 영상녹화를 거부할 이유가 없다.

집합체가 회의를 마친 다음에 그 결과를 확인할 수 있는 길은 회의록을 분실하였거나 기록하지 않았다는 특별한 사정이 없으면 회의록만으로 입증할 수 있는 입증력이 된다.