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(리폼드뉴스) 회의란 구성원들이 모여서 의견을 나누어 일정한 결과를 도출해 내는 것을 의미한다. 상정된 안건을 적법절차에 의해 회원 서로 간의 의견을 나누어 합의점을 찾아 공동의 목적을 이루기 위한 과정이 바로 회의이다.

모든 회의체는 회의한 후 회의 결과를 기록으로 남겨야 한다. 이것을 가리켜 의사록(議事錄), 혹은 회의록(會議錄)이라 한다. 회의의 진행 상황, 내용, 결과 따위를 적은 기록이라 한다.

이러한 회의록은 사전에 공지된 어떤 안건을 주제로 한 장소에 참석자들이 모여 사전에 제시된 안건에 대해 서로의 생각이나 의견 교환 등을 통해 결론을 도출하는 과정을 기록한 문서를 회의록이라 한다.

회의록은 회의의 내용을 정형화(定型化)시켜 정리함으로써 단체 내 정보 교환과 문제해결을 위한 자료가 된다. 여기 정형화란 ‘일정한 형식이나 틀로 고정된다’라는 의미가 있다. 즉 회의록은 일정한 형식과 틀이 있다.

이러한 형식과 틀은 법적 분쟁이 발생하였을 때 그 진가를 발휘한다. 회의록은 회의에서 논의되고 토의된 중요한 내용과 결정된 사항 등을 적절한 형식을 갖추어 정확하게 기록해야 한다.

법정 분쟁에서 근거로 제시한 회의록이 정작 아무런 도움이 되지 않는 경우가 있다. 총 의결권자인 재적인원과 출석회원이 정확히 기록되어 있지 않은 경우가 있다. 이는 회의록이 인정되지 않는다.

총 의결권자(재적) 회원이 몇 명인데 그중에 몇 명이 참석하여 몇 명이 찬성했다는 기록이 없는 예도 있다. 안건에 따라 의사 의결정족수가 다른 경우가 있다.

예컨대 교회 정관변경 정족수는 총 의결권자 3분의 2 이상이어야 하는 경우가 있다. 그런데 이를 입증할 수 있는 기록이 회의록에 빠진 경우가 있다. 이는 그 효력이 인정되지 않는다.

재정 집행을 보고하였으나 회의록에는 “재정위원장의 재정 보고를 받다”라는 기록은 있는데 재정 내용에 관한 기록이 전혀 없다. 이러한 회의록으로 재정 집행을 승인했다고 볼 수 없다. 전혀 인정되지 않는다.

“재정위원장의 재정 보고는 별첨과 같이 받기로 하다(승인하다)”라고 기록하고 회의록에 재정 보고 내용을 첨부하여야 한다.

회의록은 있으되 그 회의록으로는 법적 근거로 삼을 수 없는 경우가 있다. 간혹 회의록 채택과 관련한 문제가 발생하는 경우가 있다. 채택하지 않았다고 하여 회의록이 무효가 되는 것은 아니다.

회의록은 기록자가 기록하여 의장과 서기 등의 서명이 있으면 된다. 그러나 회의를 마친 다음에 정확한 회의 내용에 대한 기록의 정확성을 기하기 위하여 본회가 회의록 기록에 대해 채택하는 경우가 있다.

그러나 그 채택을 의장과 서기 등에게 일임하는 경우가 있다. 문제는 채택하지 않았다고 하여 회의 내용을 기록한 회의록이 무효가 되지 않는다. 

회의를 마친 다음에 회의 결과를 입증할 수 있는 길은 회의록뿐이다. 회의록을 잘 작성하여 보관하여야 한다. 언제 그 회의록이 필요로 할지 아무도 모른다. 또한 회의록은 일정한 장소에 보관하여 분실을 예방해야 한다.

회의록은 어떤 법적 효력이 있으며 어떻게 기록할 것인가? 아래 도서를 참고할 수 있다. 

도서 문의 한국교회법연구소(031-984-9134) © 리폼드뉴스